Die eigenen Daten hüten die meisten mittelständischen Unternehmen wie den eigenen Augapfel. Besonders wenn es um sensitive Informationen wie Kundenrechnungen, Kontoauszüge, Policen oder Lohnabrechnungen geht, schläft mancher Marketing- und IT-Leiter besser, wenn er das Dokumenten-Management in seiner Nähe weiss. Aber ist es dort wirklich am besten aufgehoben? Zu Besuch in einer Document Output Factory.
Das eigene Dokumenten-Outputmanagement outzusourcen, kommt für viele Unternehmen nicht in Frage. Was, wenn Daten verloren gehen? Oder Informationen in die falschen Hände geraten? Aus Vorsicht vertraut man Abrechnungen, Verträge oder Mailings lieber den eigenen Mitarbeitenden an – die dafür jedoch in der Regel gar nicht ausgebildet sind. «Wir haben zehn Auszubildende, die erledigen das wunderbar», lautet die Begründung eines mittelständischen Betriebes dafür, dass die allmonatlichen Rechnungen inhouse erzeugt, gedruckt und kuvertiert werden. Dabei zeigen Studien, dass Datenverluste intern am häufigsten vorkommen: durch unsachgemässe Bedienung oder auch Veruntreuung. Aber das Zauberwort heisst nun mal Vertrauen. Und solange sich das nicht einstellt, weiss man sich eben selbst zu helfen und greift zurück auf Mitarbeitende, die «eh da sind». Denen vertraut man, weil man gar nicht anders kann.
Ein Blick nach innen
Ein Spezialist rund um professionelles Document Outputmanagement ist die Couvertic AG mit Sitz in Uster. Hier wird alles rund ums Dokument erledigt: Von der Datenaufbereitung über das Personalisieren und die Produktion bis hin zur Bereitstellung der Sendungen an den Postdienstleister.
Bevor wir die Produktionsräumlichkeiten betreten dürfen, müssen wir eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen – die Konventionalstrafe beträgt rund eine Million Franken. Diverse Aufträge werden sogar angehalten, damit wir nichts zu sehen bekommen, was für unsere Augen nicht bestimmt ist. Es geht durch mehrere Sicherheitsschleusen, bis wir schliesslich die Halle mit den Laserprint- und Kuvertiersystemen betreten. Couvertic nimmt das ganz genau. Seitens einer anerkannten
Revisionsgesellschaft ist das Unternehmen deshalb auch als einer der wenigen Schweizer Anbieter im Document Outputmanagement Finma-zertifiziert.
Lückenlose Überwachung
«Muss man blindes Vertrauen haben, wenn man mit einer Document Output Factory zusammenarbeitet?» fragen wir Christoph Bürki, der das Unternehmen 1992 gegründet hat. «Ja und Nein», ist die ehrliche Antwort. Wer sich dem Couvertic Outputmanagement anvertraue, übergebe zwar nicht in blindem Vertrauen seine kompletten Geschäftsgeheimnisse an Geschäftsführer Christoph Bürki und ein 30-köpfiges Team, sondern nach genauer Zieldefinition zunächst einmal ein XML-, PDF- oder PCL-File. Nur der zugewiesene Projektleiter hat Zugriff auf die Daten. Zur Auftragskontrolle kann er per «Viewer» einzelne Datensätze mit den Druckerzeugnissen vergleichen. Ansonsten sind die Daten verschlüsselt und erblicken lediglich als Prints das Tageslicht der Dokumentenfabrik.
«Dennoch ist es richtig, dass man weitgehend mit offenen Karten spielen muss», sagt Christoph Bürki. Er lächelt: «Aber wie immer, wenn man irgendwo Vertrauen schenkt, bekommt man auch etwas dafür. In diesem Fall sind es detaillierteste Feedbacks zu jedem einzelnen Arbeitsschritt bei uns, Dokumentationen und Belege dafür, dass jeder Datensatz auch tatsächlich ordnungsgemäss verarbeitet wurde.»
Innovative Kontrollmechanismen ermöglichen dies: Mittels definierter Felder oder Kontrollnummern in den Dokumenten, sogenannten Steuerungscodes, findet für jedes einzelne Dokument ein Abgleich statt, um sicherzustellen, dass in einem Kuvert auch garantiert die richtigen Dokumente zusammengeführt und an die korrekte Empfängeradresse gesendet werden. Das heisst, dass jedes Dokument unverwechselbar identifiziert und überwacht wird. Modernste Kameralösungen im Kuvertiersystem fotografieren zudem jeden einzelnen verarbeiteten Briefumschlag und bringen den Nachweis, dass die Sendung an Empfänger XY bei der Post aufgegeben wurde.
Es ist daher kein Zufall, dass Couvertic für namhafte Banken, Versicherungen sowie Handels- und Medienunternehmen arbeitet, die dem Unternehmen in der Regel schon seit vielen Jahren die Treue halten. An einem handfesten Beispiel wollen wir den Vergleich zwischen der Inhouse- und der Outsourcing-Lösung erläutert haben: Was passiert bei Papierstau? «Das ist komplexer, als man denkt», sagt Christoph Bürki. «Denn die Frage ist ja: Wo setzt man wieder an? Wie stellt man sicher, dass kein Datensatz verloren geht? Aber auch keiner doppelt verarbeitet wird. Für einen professionellen «Reprint» braucht es eine spezielle Technik. Und über die verfügt nur eine spezielle Druckfabrik, wie wir es sind.» Wir denken an die Launen unserer Agentur-Druckmaschine und finden: Nichts wie raus damit!